Cuando hablamos de ficha de de empleada/o a muchas personas le suena a los típicos datos necesarios para formalizar un contrato, pero con su desarrollo se han convertido en una herramienta fundamental para el análisis de datos y organizar la información de las plantillas.
¿Qué es la ficha de empleada/o?
Una ficha de empleado es un documento o espacio virtual (normalmente en los portales de empleadas/os) donde se contienen todos los datos y/o documentos acerca de las personas que forman y han formado parte nuestra compañía.
¿Para qué sirven las fichas de empleada/o?
Son múltiples los usos de las fichas de empleado/a:
- Gestionar los datos de la plantilla
- Facilitar el acceso a documentación o información que sea requerida por otros organismo o instituciones ajenas a la empresa
- Facilitar el acceso a la personas de la compañía a su información como empleadas/os
- Analizar y obtener datos de las personas que conforman la compañía
¿Qué información debe contener la ficha de empleada/o?
Datos personales
- Nombre y apellidos
- Fecha de nacimiento
- DNI o NIE
- Domicilio (dirección completa para notificaciones por escrito).
- Nacionalidad (si es preciso, especialmente a efectos de análisis de diversidad).
- Estado civil e hijos/as (a efectos de IRPF).
- Modo de contacto (teléfono y correo electrónico).
- Número de afiliación a la Seguridad Social.
- Número de cuenta bancaria.
Ahora nos surge otra cuestión, si sería necesario identificar el genéro en una de las fichas, a efectos de cómo dirigirnos a esta persona, dentro de las políticas de diversidad de la compañía. No tenemos una respuesta a tal efecto.
Datos académicos:
- Formación reglada (titulaciones obtenidas).
- Formación complementaria (importante para valorar posibles reubicaciones o formaciones).
- Formación realizada en la empresa.
- Idiomas
- CV
Otros datos:
- Contactos de emergencia: nombre, forma de contacto y relación con el trabajador/a.
Datos corporativos:
- Contratos
- Nóminas
- Bajas o ausencias
- Descripción de puesto actual
- Organigrama en el que se encuadra su posición.
- Manual corporativo y políticas de la compañía (vacaciones, ausencias, viajes, desplazamientos, gastos, código ético…)
- Ley de protección de datos
- Modelos 145
- Reconocimientos médicos
- Formación en materia de PRL
- Otra documentación
¿Quién debe tener acceso a la ficha de empleadas/os?
Toda la información que sea susceptible de ser tratada bajo los parámetros de confidencialidad no podrá exponerse de forma pública para evitar vulnerar la RGPD. Normalmente son los departamentos de RR.HH. lo que acceden sin restricciones a las mismas y el resto de información, sobre todo corporativa es de acceso público.
¿Qué información te falta en la ficha de empleada/o?
