Dar feedback, pulir feedback.

Dar feedback, pulir feedback (si aún no has pillado el chiste, definitivamente no eres un/a babyboomer), es la frase que se me ha ocurrido (calor, neuronas casi a punto de extinguirse) para hablar de un tema muy hablado pero poco «practicado».

Normalmente asociamos dar feedback (nota a pie de página, para aquellos/as a los que los anglicismos le sacan su peor versión, podríamos decir retroalimentación, pero no sé si el concepto es mucho mejor o clarifica mucho más en castellano). Recapitulo antes de explicar la asociación del feedback, tenemos que preguntarnos qué es.

¿Qué es dar feedback?

Dar feedback es proporcionar información sobre la ejecución de las funciones o tareas en un puesto de trabajo, normalmente se realiza después de realizar una evaluación del desempeño o para facilitar información sobre un tema que previamente hemos tratado o acordado. Se trata de dar información útil y práctica para la persona que la recibe como para que se alcancen los objetivos marcados previamente o bien a nivel corporativo, departamental o de equipo.

¿Qué tipos de feedback puedo dar?

• Positivo. Es el que todas/os deseamos recibir, esa palmadita en la espalda o ese: «lo estás haciendo muy bien».

• Constructivo. En la era de lo políticamente correcto, ya no existe el feedback o la retroalimentación negativa, sino que existe el constructivo: «sin estar haciéndolo mal distas mucho de estar haciéndolo bien» (hace mucho daño escuchar «Aquí hay dragones»). Lo dicho, el políticamente correcto para decir algo negativo.

¿Cómo debe ser un formato de feedback?

Debemos preparar nuestras reuniones de feedback:

• Previo a la reunión. Envía una convocatoria con los puntos a tratar o bien, si has realizado una evaluación del desempeño envía el informe sobre el que vais a trabajar.

• Reuniones preferiblemente individuales y en un entorno tranquilo. Lo indico, por si alguien se despista, pero el feedback es individual, los grupales son reuniones de equipo.

• Presencialidad y contacto. En entornos remotos o de teletrabajo, cada vez más extendido, se vuelve complidado, pero si la única opción es esta, intenta que sea «cálida» y no me refiero a que lo hagáis con un café en la mano (chiste malo, lo dicho, el calor).

• Brevedad. A veces dar feedback no es fácil, pero no des rodeos o circunloquios para evitar temas complejos o difíciles de abordar por la carga negativa que conllevan. A ser posible no emplees más de 30 minutos (la concentración escasa en tiempos del multitasking).

• Durante la reunión. Comienza por aspectos positivos para pasar a aquellos puntos clave o de mejora, no empieces «Afilando el hacha» (haber leído a Covey y no hacerle mucho caso, creedme). Adecua el mensaje a cada interlocutor/a, no todos tenemos el mismo canal. Termina con algo positivo, te acuerdas de la técnica del sandwich, aquí es una buena opción para emplearla.

• Final. Resume, indicando  áreas de mejora, su plan de acción y si es positivo, proporciona reconocimiento.

¿Qué debemos evitar a la hora de dar feedback?

• No preparar e improvisar. Prepara cada reunión y adecua el lenguaje y mensaje. Hay personas que creen que dar feedback es como recibir un toro a puerta gayola (antitaurinos, no encontré una metáfora mejor), a ver qué me encuentro con la persona a la que voy a proporcionárselo. Error. A una mayor preparación (como todo en la vida) mejor feedback).

• Control de emociones. Elegir un mal momento o después de una situación tensa. Lo habitual, que tienes un mal día, sí porque en estos tiempos de felicidad non stop, hay gente, que se cuenta, se comenta que tiene malos días, materializados en: marrón de última hora, jefe/a que nos dice algo que no debe… y claro, uno/a no es de piedra, a pesar, del último curso de control emocional que nos hicieron desde el «Dpto. de Personas», no se controla. En ese caso, cancela, aquí también ha llegado la cultura de la cancelación y busca que se calmen las aguas, será mejor para todos/as.

• Divagar. Perderse en detalles y evitar lo importante, dos o tres ideas clave por persona. No se trata de repasar todos los hitos anuales con pelos y señales o una lista de «must to do» (a tope con el english), piensa que quieres mejorar de esa persona y prioriza. Todo a la vez no funciona, somos seres simples a los que más de tres órdenes nos «desordenan».

• No dialogar. Es un proceso de escucha en que se facilita el intercambio de opiniones, no un monólogo o el sermón de la montaña. En qué podemos mejorar y cómo lo percibe la persona a la que le proporcionamos ese feedback.

• Evitar usar un lenguaje agresivo, la ironía, las indirectas o el doble lenguaje. Ejemplos como: «siempre llegas el/la primero/a», «tienes mucha iniciativa. No emplees frases acusatorias o mensajes de «tú»: «tú siempre…» «tú haces…».

• No son creencias, son hechos, conductas o comportamientos observables, poco proclives a la subjetividad. No bases el feedback en juicios de valor sino en conductas o comportamientos observables. Da ejemplos concretos. No utilices expresiones basadas en el «yo creo…», «yo pienso…»

• Aporta soluciones. Se trata de ayudar a mejorar su desempeño y competencias. Un feedback sin un plan de acción es como (un jardín sin flores, extrañas asociaciones mentales) algo incompleto, indicar qué no se realiza bien y no dar soluciones no aporta nada, salvo desmotivación

• Sin retorno.
• Asegurar que se ha entendido el mensaje y el plan de acción. Preguntas como: ¿lo has entendido? son ineficaces y dirigidas a un sí (como un perro en un 127, lo dicho, ser baby boomer). Intenta que la persona te indique ha le has solicitado.

No olvides que…

• Dar feedback es un proceso continuo a lo largo del «Employee Journey Map».
• Si pones un plan de acción asegúrate de indicar tiempos y objetivos, lo demás son brindis al sol.
• Reconoce el trabajo bien realizado. Asegúrate de que empleas el canal o canales adecuados a cada persona, a todos no nos gustan las mismas cosas.

¿Cómo ha sido tu experiencia al dar feedback?

¿Crees que es importante?

¿Te sirven estas ideas?